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項目管理之項目溝通管理

導讀:  項目溝通管理這一知識領域包括保證及時與恰當地生成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程,它在人員和信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯系。

  項目溝通管理這一知識領域包括保證及時與恰當地生成、搜集、傳播、存儲、檢索和最終處置項目信息所需的過程,它在人員和信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯系。

  溝通的模型包括:

  編碼

  信息

  媒介

  干擾

  解碼

  一、溝通規劃

  溝通規劃的過程是確定利害關系者的信息與溝通需求,包括誰需要何種信息,何時需要以及如何向他們傳遞。

  1、溝通規劃:依據

  (1)事業環境因素

  (2)經驗教訓和歷史信息可基于先前的類似項目,提供相關溝通問題的決策和結果。

  (3)項目范圍說明書:為未來的項目決策提供了文檔化的基礎,并在項目利害關系者之間就項目范圍達成共識。利害關系者分析是作為范圍定義過程的一部分完成。

  (4)項目管理計劃

  為項目提供背景信息,包括與溝通規劃相關的日期與制約因素。

  2、溝通規劃:工具與技術

  (1)溝通需求分析

  通過溝通需求分析可得出項目各利害關系者信息需求的總和。

  項目經理應考慮到,潛在溝通渠道和溝通路徑的數量可反映項目溝通的復雜程度。

  溝通渠道總量為n(n-1)/2,N為利害關系者人數。

  確定項目溝通要求通常需要的信息包括:

  組織機構圖

  項目組織和利害關系者職責關系。

  項目中涉及的學科、部分和專業。

  多少人參與項目、在何地參與項目等后勤物流因素。

  內部信息需求。

  外部信息需求。

  利害關系者信息。

  (2)溝通技術

  項目利害關系者之間來回傳遞信息的技術和方法有可能大相徑庭,可以影響項目的溝通技術包括:

  對信息需求的緊迫性.

  技術是否到位.

  預期的項目人員配備.

  項目時間的長短.

  項目環境.

  3、溝通規劃:成果

  溝通管理計劃包括在項目管理計劃的從屬計劃,可提供以下內容:

  利害關系者溝通要求.

  對要發布的信息的描述,包括格式、內容、詳盡程度。

  信息接受的各人或組織。

  對接受信息的人員。

  傳達信息所需的技術或方法。

  溝通頻率,如每周溝通等。

  對下層無法解決的問題,確定問題上報的時間要求和管理鏈。

  隨項目的績效對溝通管理計劃更新與細化的方法。

  通用詞語表。

  溝通管理計劃的屬性包括:

  溝通項目.

  目的;

  頻率

  起始/終止日期.

  格式/媒介

  責任.

  二、信息發布

  信息發布指把所需要的信息及時提供給項目利害關系者,包括實施溝通管理計劃,以及對預料之外的信息索取的要求作出反應.

  1信息發布:依據(溝通管理計劃)

  2信息發布:工具與技術

  (1)溝通技能

  溝通技能作為一般管理技能的組成部分,用于交換信息.

  (2)信息收集和檢索系統

  信息可通過多種方式收集和檢索,包括手工歸檔系統、電子數據庫、項目管理軟件,以及可調用工程圖紙、設計要求、試驗計劃等技術文件的系統。

(3)信息發布系統

  信息發布指在項目整個生命周期內,即時收集信息并與項目利害關系者共享信息,將信息發布給利害關系者。項目信息發布方式:

  包括項目會議

  電子通信與會議工具

  項目管理電子管理工具.

  (4)經驗教訓總結過程

  經驗教訓總結過程強調識別項目工程成功經驗和失敗的經驗教訓,包括就如何改進項目的未來績效提供建議。在項目生命期中,項目團隊和關鍵利害關系者識別項目技術、管理和過程方面的經驗教訓。經驗教訓總結過程的一些具體結構分析:

  經驗教訓知識庫的更新。

  知識管理系統的依據。

  企業政策、程序和過程的更新。

  商業技能的改進。

  產品和服務的總體改進。

  風險管理計劃的更新。

  3信息發布:成果

  (1)組織過程資產(更新)

  經驗教訓記錄。

  項目記錄。

  項目報告。

  項目演示介紹

  利害關系者的反饋

  利害關系者通知

  (2)請求的變更

  信息發布過程的變動會引發對項目管理計劃和溝通管理計劃進行相應的修改。通過整體控制變更過程對提出的項目管理計劃及其從屬計劃變更進行審查和處理。

  三、績效報告

  績效報告搜集所有基準數據,并向利害關系者提供績效信息。績效報告一般應包括范圍、進度計劃、費用和質量方面的信息。

  1績效報告:依據

  (1)工作績效信息

  有關可交付成果完工情況的工作績效信息,以及已完工工作的工作績效信息是作為項目實施過程的一部分收集,并將之融入到績效報告的過程的。

  (2)績效衡量

  (3)完工預測

  (4)質量控制量變結果

  (5)項目管理計劃

  (6)批準的變更請求

  (7)可交付成果

  2績效報告:工具與技術

  (1)信息演示工具

  可借用軟件包程序形成達到演示效果的項目績效信息,這些軟件包括圖表報告、工作表分析、演示與圖形功能。

  (2)績效信息收集和匯總

  通過各種媒介收集并匯總信息。

  (3)狀態審查會

  狀態審查會是為交流項目信息而定期召開的會議。

  (4)工時匯報系統

  (5)費用匯報系統

  3績效報告:成果

  (1)績效報告:績效報告組織與歸納所搜集到的信息,并展示依據績效衡量基準分析的所有分析結果。績效報告的常用格式包括條形圖、S曲線、直方圖及表格。

  (2)預測

  (3)請求的變更

  (4)推薦的糾正措施

  (5)組織過程資產(更新)

  四、利害關系者管理

  利害關系者管理指對溝通進行管理,以滿足利害關系者的需求并與利害關系者一起解決問題。

  1利害關系者管理:依據

  (1) 溝通管理計劃

  通過利害關系者需求和期望可以了解利害關系者的目標、目的與溝通層次。

  (2)組織過程資產

  2 利害關系者管理:工具與技術

  (1)溝通方法

  (2)問題記錄單

  3利害關系者管理:成果

  (1)解決的問題

  (2)批準的變更請求

  (3)批準的糾正措施

  (4)組織過程資產(更新)

  (5)項目管理計劃(更新)

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